業務プロセスを可視化することは、ビジネスをするうえで大きなメリットをもたらします。

しかしプロセスが複雑であったり、多くの人が関わっていたりする場合、ビジネスプロセスの可視化は簡単ではありません。ここで、業務可視化ツールが役立ちます。これらのツールを使うことで、業務プロセスを視覚的に表現でき、そのプロセスがどのように進んでいるかを簡単に把握できます。

この記事では、業務可視化ツールの使い方や、その効果を詳しく解説します。

業務可視化ツールとはどのようなもの？

業務可視化ツールとは、ビジネスプロセスを視覚的に表現するためのツールです。ビジネスプロセスは、多数のステップやアクションで構成されており、複雑であるため、一目で把握することが難しいものです。業務可視化ツールは、ビジネスプロセスを図表化することで、その可視化や理解を助けます。

業務可視化ツールには、多くの種類がありますが、代表的なものには下記があります。

・フローチャート作成ツール

・ガントチャート作成ツール

・ダッシュボード作成ツール

フローチャート作成ツールは、ビジネスプロセスを図表化するためのツールで、ビジネスプロセスの流れを矢印やボックスなどの記号で表現します。フローチャート作成ツールを使うことで、プロセスの流れを一目で把握することができます。

ガントチャート作成ツールは、プロジェクト管理のためのツールです。ガントチャートは、プロジェクトの進捗状況を可視化するためのツールであり、各タスクの期限や進捗状況をグラフで表現します。ガントチャートを使うことで、プロジェクトの進捗状況を一目で把握することができます。

ダッシュボード作成ツールは、ビジネスプロセスの可視化を一覧化できるツールです。ダッシュボードは、ビジュアル的に情報をまとめ、わかりやすく表現できます。ダッシュボード作成ツールを使うことで、ビジネスプロセスの全体像を把握できます。

業務可視化ツールを使用するメリットは、プロセスの可視化や理解を促進し、改善施策を見つけやすくすることです。さらに、プロセスの問題点を特定できるため、フローが整っていない会社にはぜひ取り入れていただきたいツールです。業務がひっ迫し、作業量が膨れ上がっている場合は、ツールを使い、プロセスから改善する必要があるでしょう。

業務プロセスの可視化方法

業務プロセスの可視化は、ビジネスにとって非常に役立ちます。可視化することで、ビジネスプロセスを理解し、改善施策を講じることができます。ここでは、業務プロセスの可視化方法について説明します。

フローチャート作成

フローチャートを作成する手順を解説します。

①プロセスを細分化し、各タスクや機能に役割を与えます。

②使用する図形やシンボル、矢印の種類や意味を決定します。

③フローチャートを作成するツールに図形を配置します。

④役割と役割をつなぎ合わせる矢印を引きます。矢印の意味に応じて、適切な矢印を使用します。

⑤作成したフローチャートを確認し、必要に応じて修正します。

⑥作成したフローチャートを共有し、チームメンバーが理解しやすいようにします。

ガントチャート作成

ガントチャートを作成するためには、以下の手順を踏みます。

①プロジェクトのタスクを洗い出す：プロジェクトに必要なタスクを洗い出し、それらをリスト化します。

②タスクの期間を設定する：各タスクの期間を設定し、それをガントチャートに反映します。

③タスクをつなぐ：タスク間の依存関係を考慮し、タスクをガントチャート上でつなぎ合わせます。

④マイルストーンの設定：プロジェクトの重要なタイミングを表すマイルストーンを設定します。

⑤作業進捗の追跡：プロジェクトが進行するにつれ、各タスクの進捗状況を更新し、ガントチャートに反映します。

ダッシュボード作成

ダッシュボードは、ビジネスやプロジェクトの状況を一覧表示するためのツールで、グラフやチャート、数字などの視覚化要素を利用して情報をまとめます。ダッシュボードを作成するには、以下の手順を行います。

①目的を決定する：ダッシュボードに表示する情報や目的を明確にします。

②データを収集する：ダッシュボードに表示するためのデータを収集します。

③データを整理する：収集したデータを整理し、必要な情報を取り出します。

④チャートやグラフを作成する：整理したデータから、グラフやチャートを作成し、ダッシュボードに反映します。

⑤レイアウトを決定する：ダッシュボードのレイアウトを決定し、視覚的なデザインを考慮します。

⑥定期的に更新する：ダッシュボードに表示する情報は、定期的に更新し、常に最新の情報を反映させます。

以上が、ダッシュボードの作成方法です。ダッシュボードは、ビジネスやプロジェクトの状況を一覧表示するための強力なツールであり、情報を簡潔にまとめることで、意思決定を迅速かつ正確に行うことができます。

業務可視化ツールの活用事例

業務可視化ツールは、ビジネスにおいてプロセス改善や効率化を図るために重要な役割を果たしています。ここでは、業務可視化ツールの活用事例をいくつか紹介します。

業務プロセスの可視化

生産ラインの進行状況をリアルタイムで表示することで、工程のボトルネックを特定し、生産性を向上させることができます。

データ分析の可視化

業務可視化ツールを使用することで、ビジネスに関するデータを可視化し、問題点や傾向を把握できます。例えば、販売データをグラフ化することで、需要の高い商品を特定し、在庫を管理できます。

プロジェクト管理の可視化

業務可視化ツールを使用することで、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握できます。プロジェクトの期限や進捗状況をグラフ化することで、マネージャーはプロジェクトの進行状況を確認し、必要なアクションを取ることができます。

業務可視化で生産性が向上できる

業務プロセスの可視化には、業務可視化ツールを活用することが効果的です。業務可視化ツールは、業務プロセスの可視化に特化したツールであり、フローチャートやガントチャート、ダッシュボードなどを作成できます。これらのツールを活用することで、業務プロセスの全体像を把握しやすくなり、改善点や問題点を見つけ出しやすくなります。
業務可視化ツールを活用し、迅速かつ効果的に生産性を向上させましょう。