経理業務の中でも、支払いは特に気を遣う業務です。支払先や金額を間違えると信用にかかる可能性もあるため、ミスは極力避けなければなりません。しかし、ほかの経理業務も並行して行わなければならないため、負担に感じている方は多いのではないでしょうか。

この記事では、支払業務を委託できる「支払代行」を紹介します。支払業務を委託できれば、業務の効率化やミスの防止につながります。経理のすべてを任せる経理代行はハードルが高いと感じている方も、支払いだけなら検討しやすいかもしれません。ぜひ読んで、支払代行について理解しましょう。

支払代行（支払業務のアウトソーシング）とは？

支払代行（支払業務のアウトソーシング）とは、経理業務の中でも支払いのみを代行してくれるサービスです。支払いのために銀行に出向いている場合は、窓口やATMでの待ち時間や行き帰りなどの時間がかかってしまいます。また、インターネットバンキングで支払いをしている場合でも、振込先や金額を一つひとつ入力・選択するには時間がかかるため、支払業務をわずらわしく感じている担当者は多いでしょう。請求書や口座残高の確認など、下準備も必要となります。

支払代行では、アウトソーシング先（委託先）に請求書を渡すことで支払業務を任せられます。時間短縮や負担の削減につながるため、経理業務の効率化を図りたい場合は検討してみましょう。

経理代行との違い

「支払代行」は初耳でも、「経理代行」は聞いたことのある方もいるかもしれません。経理代行は、支払いを含むあらゆる経理業務を委託できるものです。経理業務をすべて丸投げできるほか、「支払いと入出金管理のみ任せる」など、業務の範囲を指定して任せることも可能です。支払代行は、経理代行の一部といえます。

決済代行・収納代行との違い

「支払代行」と似た言葉に、「決済代行」「収納代行」があります。決済代行は顧客がクレジットカード決済やキャリア決済、コンビニなどでの支払いを可能とするものです。収納代行は決済代行の一種で、主にコンビニ決済を行うものです。これらは主に支払いを受ける側が利用するサービスであり、こちらが支払いを行う支払代行とは利用する立場が逆になります。

支払代行（支払業務のアウトソーシング）を利用するメリット

負担の大きい支払業務を外部に任せることで、さまざまなメリットが期待できます。支払業務にかかる負担を減らし、ミスの防止と現状のスムーズな把握ができるでしょう。

メリット1：業務時間を削減できる

経理業務は量や種類が多く、時間がかかるものです。支払代行を利用することで業務にかける時間を短縮できるでしょう。支払いは重要な業務ですが、内容そのものは単純であることが多いため、委託できればそのほかの重要度の高い業務に時間を使えます。また、小規模の事業者で、経営者が支払業務をしている場合にも、支払代行の利用によって本業にかける時間を確保できるでしょう。

メリット2：負担の軽減とミスの防止を図ることができる

取引先への支払いはミスをしないように気を遣うものです。支払先が多くある場合は精神的な負担も大きいでしょう。経理担当者に支払いを任せることに不安を感じている経営者の方もいるかもしれません。支払いに関する業務のプロである支払代行を利用すれば、担当者の負担を軽減でき、ケアレスミスの防止も期待できます。

メリット3：支払予定をスムーズに把握することができる

支払代行を利用する場合は、請求書をもとに支払予定表が作成されます。支払日や支払先、支払金額などが一覧になっているため、支払いの内容を把握しやすく、資金繰りにも役立てられるでしょう。自社で支払予定表を作成している場合でも、大量の請求書を確認してまとめるには時間と手間がかかります。ほかに優先させたい業務がある場合は、大きな助けとなるでしょう。

メリット4：銀行口座の管理を従業員に任せる必要がない

支払業務を従業員に任せる場合は、銀行口座の管理まで任せる必要があります。すると、預金残高など本来見せる必要のない情報を従業員に与えることになりますし、管理できる立場を利用した不正などが生じてしまう余地もあります。その点、支払代行のアウトソーシングサービスを利用する場合には、従業員に管理を任せる必要がなくなります。

支払代行（支払業務のアウトソーシング）を利用するデメリット

便利な支払代行ですが、デメリットとしてはコストが挙げられます。料金体系は支払件数に比例するものが多く、オプションを追加する場合はさらに料金がかかります。支払代行にかけるコストが得られる効果に見合っているかを考え、見積を取りながらどこからどこまで任せるかを決めるといいでしょう。

支払代行（支払業務のアウトソーシング）の流れ

支払代行は、主にインターネットバンキングを利用します。受け取った請求書を委託先に渡し、インターネットバンキングでの手続きを経て、必要に応じて自社で承認を行うという流れで行います。詳しく見ていきましょう。

（1）アウトソーシング先に支払いの情報を渡す

まずはアウトソーシング先に支払いが必要な請求書を送ります。委託先は請求書をもとに、支払先や金額、支払日などの把握できる支払予定表を作成します。情報の受け渡しの方法はサービスによるため、契約前に確認しておきましょう。なおアウトソーシング先は、支払ってよいかを判断することはできませんから、受領した請求書は支払登録をすることになります。支払承認を受けた請求書のみがアウトソーシング先に渡るようにしましょう。

（2）インターネットバンキングなどによって支払いの手続きをする

支払いの時期が来たら、委託先は主にインターネットバンキングを利用して振込による支払業務を行います。もしインターネットバンキングのできる口座がない場合は事前に作成することが一般的です。金融機関に申し込みなどの手続きを行いますが、実際に利用できるようになるまでは数週間～1か月程度と時間がかかります。支払代行を利用する場合は、インターネットバンキングを利用できる環境を整えましょう。

インターネットバンキングを利用しない振込業務は、委託先に銀行に出向いてもらうことになるでしょう。窓口やATMでの支払いに対応しているかどうかは、事前に委託先に確認しておくことをおすすめします。

（3）支払の承認を行う

アウトソーシング先が支払いの手続きを行い、そのまま支払いが完了する場合もありますが、手続き後に自社でも確認を行うことがあります。その場合は、アウトソーシング先が入力などを終えたあとに、自社の担当者が承認作業を行う必要があります。

支払代行（支払業務のアウトソーシング）を使う際のおすすめの銀行

支払代行（支払業務のアウトソーシング）をする場合、アウトソーサーに銀行の振込登録までの権限を与える必要があります。一般的な銀行のネットバンキングだと、セキュリティが強く、スムーズにできないことがあります。そこでおすすめなのが『GMOあおぞらネット銀行』の法人口座です。GMOあおぞらネット銀行の法人口座なら、目的別に複数口座を開設することができます。また、ビジネスID管理を使って振込や残高照会などの取引や各サービスについて操作・承認の権限を設定することができます。これらを活用すれば、スムーズに支払代行（支払業務のアウトソーシング）サービスを活用することができるでしょう。

まとめ

支払いのみを外部に任せる支払代行（支払業務のアウトソーシング）を利用すれば、経理業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。インターネットバンキングを利用していない場合は申し込みなどによる環境の整備が必要にはなりますが、入金の確認が楽になるという効果もあるかもしれません。ただでさえ業務量の多い経理の負担を軽減し、効率的に日々の業務を行いましょう。

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