請求書や納品書などの帳票は、量が多く管理するだけでも大変です。しかし、楽に帳票の管理ができ、ペーパーレス化や業務効率化に役立つ「帳票発行サービス」を利用すれば、そのお悩みを軽くすることができるでしょう。

この記事では、帳票発行サービスの概要と、導入するメリット・デメリットを解説します。うまく使えば経理業務の強い味方となるでしょう。

帳票発行サービスとは？

帳票発行サービスとは、請求書や納品書などの帳票を効率的に発行・管理できるサービスです。多くがクラウド上で管理するもので、オンラインで作成から送付まで完結します。そのため、紙の場合にかかる管理コストや手間がかかりません。2022年1月の電子帳簿保存法改正によって、帳票をデータで管理するハードルは下がっています。帳票発行サービスを使えば、これからも加速するであろう電子化の流れに対応することができるでしょう。

帳票発行サービスでできること

帳票発行サービスでできることを詳しく見てみましょう。帳票の管理・発行を効率化できれば、業務フローの改善や効率化にも繋がります。

1．各種書類の作成

帳票発行サービスで作成できる書類はサービスによって異なりますが、多くのサービスでは以下の書類を発行できます。

・見積書
・受注書
・納品書
・請求書
・領収書

同じデータでも、フォーマットを変えることで別の書類に転用できるため、見積書から受注書を作成する、納品書を集計して請求書を作成するなど、効率よく書類を作成できます。

2．ペーパーレス化

帳票発行サービスは、書類を紙に出力することなく管理できるため、ペーパーレス化を進められます。電子帳簿保存法の改正からもわかるように、ペーパーレス化は政府主導で進められています。「ペーパーレス化が必要なことはわかっているけど、どうすればいいかわからない…」というお悩みをお持ちの方は、帳票発行サービスをぜひ検討してみてください。

3．インターネット上での書類の送付・共有

帳票発行サービスを利用すれば、メールや専用システム上で取引先に送付・共有できます。そのため、紙に印刷して封入し、郵送するといった従来の流れを大幅に短縮できるでしょう。送付・共有した書類を相手が開封したか確認できるものもあり、確実に相手に届けることができます。送付した書類はデータとして残るため、紛失の心配もありません。

4．会計ソフトや金融機関との連携

帳票発行サービスを他のサービスやソフトと連携できれば、より効率よく業務を行えるでしょう。例えば、会計ソフトと連携することで、帳票への顧客情報の反映や、請求書の発行・送付の自動化ができるものもあります。また、金融機関と連携することで、請求した金額がきちんと入金されているかを照合し、自動的に消込を行う機能を持つものもあります。

帳票発行サービスのメリット

帳票発行サービスを導入することで、以下のようなメリットを得ることができます。

1．業務の負担・コストを削減できる

帳票発行サービスを利用する一番のメリットは、帳票作成にかかる作業時間や手間を減らせることです。短時間で業務が完了すれば、その分人件費も削減できます。検索システムが搭載されているものも多く、見たい帳票を探すのにも時間がかかりません。その結果、業務量が少なくなるため、他の業務に労力をかけることができるようになります。

2．人的ミスを防止できる

帳票発行サービスを利用すれば、入力されたデータを用いて自動的に各種帳票を作成できるため、人的ミスを減らすことができます。

3．ペーパーレス化を進められる

帳票発行サービスは、上記の書類を紙に出力することなく管理できるため、ペーパーレス化を進められます。ペーパーレス化のメリットは、管理の手間や人件費、紙代・インク代などを削減できることです。自社にとってはもちろん、取引先にとっても、紙での管理のコストやストレスを軽減できます。

（関連記事）経理のペーパーレス化を進めるには？方法やポイントを押さえよう

4．リモートワークを進められる

クラウド型の帳票発行サービスでは、場所を問わずシステムを利用できます。紙の書類を多く扱うがゆえにリモートワークの難しかった経理業務も、在宅やコワーキングスペースなど、場所を問わずできるようになります。

帳票発行サービスのデメリット

多くのメリットがある帳票発行サービスですが、デメリットもあります。しっかりと理解して、導入を検討しましょう。

１.導入コストがかかる

帳票発行サービスを導入するには、初期費用が掛かります。そのため、費用対効果を考えて契約を進める必要があります。

２.操作方法に慣れる必要がある

これまで使っていたものと手順や管理方法が異なる場合は、新しい操作方法に慣れる必要があります。使いにくいシステムを使うとかえって非効率になる恐れもあるため、事前に機能面や操作面、画面のわかりやすさなどをしっかりチェックして導入しましょう。

3．情報漏洩のリスクがある

クラウド型の帳票発行サービスの場合は、インターネット上に帳票がある状態のため、情報漏洩のリスクは理解しておきましょう。セキュリティやサポートの体制についてチェックし、納得したうえで導入することが大切です。

4．取引先の対応が必要な場合もある

オンライン上のシステムを使って帳票のやり取りをする場合は、取引先が帳票をダウンロードすることで受け渡しが完了します。そのため、取引先にもシステムの使い方を理解してもらう必要があります。

まとめ

経理業務に帳票の管理は不可欠で、「業務量が多く、経理業務が終わらない…」「帳票の管理に時間を取られて、ほかの業務に時間を割けない…」というお悩みを持つ方も多いでしょう。そこで、帳票発行サービスの導入をすることによって、大幅に業務効率化できます。メリットとデメリットを把握して、ぜひ帳票発行サービスを検討してみてください。