エクセルは、マイクロソフト社から提供されている表計算ソフトウェアです。エクセルでは、数値や文字列などのデータを表形式で管理したり、計算や分析をすることができます。

また、数式や関数を使ってデータの計算、処理を自動化できるため、経理業務でも非常に重宝されています。

今回は、経理業務にとってエクセルが必要な理由や、備わっている機能について紹介します。

なぜ経理業務にはエクセルが使われるのか

経理業務にエクセルが使用される理由は、便利であることに他なりません。エクセルはさまざまなシーンで活用されていますが、下記の業務にはぴったりです。

帳簿の作成

簿記帳簿を作成することができ、収支や資産・負債の管理、勘定科目の記帳などを簡単に行うことができます。

予算表の作成

関数を活用し、収支の見通しを自動で算出できます。エクセルを使えば予算表の作成も簡単に済みます。

会計報告書の作成

決算書、財務諸表などの会計報告書を作成することができます。電卓をはじいて手入力していた時代とは違い、式を入れることで自動で計算できます。

経費管理

経費の管理が容易です。計算式を入れることで、出張費、交通費などの支出を記録した際に、月次や年次で自動集計することができます。

データ分析

経理データの分析を行うことができます。販売実績、原価などを分析し、収益性やコスト削減のための施策を検討しやすくします。

痒い所に手が届く機能が詰め込まれているため、経理業務にも必須のツールと考えられています。

経理業務を効率化する方法

経理業務を効率化するためには、エクセルは欠かせないソフトウェアです。しかし、効率よく使えなければ逆に業務を煩雑にしかねません。

ここではエクセルを使用して効率よく経理業務を処理する方法を紹介します。

経理担当が覚えるべきショートカット

ショートカットとは、複数のキーを同時に押して素早く処理できる機能のことです。マウスを使ったり、メニューから選ぶ時間が必要なく、時短のために覚えるべきものです。

以下、経理担当が必ず覚えておきたいショートカットを紹介します。

• Ctrl + S

ファイルを上書き保存します。

• Ctrl + X

選択したセルの切り取り機能です。

• Ctrl + C

選択したセルやフレーズをコピーします。

• Ctrl + V

コピーしたセルを任意の場所へペーストできます。

• Ctrl + Z

エクセル上で何らかの操作をした後、直前の状態に戻せます。誤操作のロールバックはこれですぐ対応できます。

• Ctrl + P

表示しているデータを印刷します。

経理業務では上記のショートカットは一日の中で何度も使うため、完璧に覚えることをおすすめします。

経理担当が覚えるべき関数

経理業務ではエクセルの「関数」も頻繁に使用します。経理担当が覚えておくべき主な関数を紹介します。

• SUM関数

指定した範囲の合計値を算出できます。例として、

=SUM(A1:A10)

は、セルのA1からA10の合計値を出すための計算式を意味します。

• AVERAGE関数

指定した範囲の平均値を算出できます。

=AVERAGE(A1:A10)

は、A1からA10のセルの平均値を出すための計算式を意味します。

• MAX関数

指定した範囲の最大値を算出します。

=MAX(A1:A10)

は、A1からA10のセルの中で最大値を出すための計算式です。

• MIN関数

指定した範囲の最小値を算出します。

=MIN(A1:A10)

は、A1からA10のセルの中で最小値を出すための計算式です。

• IF関数

指定した条件に対して、条件成立時にある値を返す命令式です。

=IF(A1>10,”OK”,”NG”)

は、A1が10より大きい場合に「OK」、そうでない場合に「NG」を出すように命令した文字列です。

• VLOOKUP関数

指定した条件と一致する値を、別の範囲から検索する関数です。

=VLOOKUP(A1,A1:B10,2,FALSE)

は、A1からB10の範囲内から、A1の値と一致する値を取得したい場合の式で、ない場合はFALSEと返す命令を出しています。

• CONCATENATE関数

指定した複数のセルの値を結合する関数です。

=CONCATENATE(A1, B1)

は、A1とB1のセルの値を結合して表示することを意味します。

経理業務はエクセルで完結できる？

エクセルがあれば経理業務はなんでも対応できると思われがちですが、実際はそうではありません。

例えば大量のデータ処理を行うことはできません。経理業務でも大企業のように大量のデータを処理する場合には、データベースソフトなどのより専門的なソフトウェアが必要になることがあります。

また、「検索性」「情報共有」などの面は不便で、必要な場合はプログラミングの領域で対応しなければなりません。

エクセル以外で経理業務を効率よく進めたい場合は、会計ソフトの使用をおすすめします。一連の関数がデフォルトで搭載されていたり、自動仕分け機能や高い視認性が重宝されています。大企業で会計処理が煩雑な場合や、カスタマイズ性が高い場合は、エクセル以外の専門ソフトも検討してください。

まとめ

エクセルをうまく活用することで経理業務は劇的に効率よく、そして楽にすることができます。関数やショートカットを覚える手間はありますが、一度覚えてしまえば日々の効率の良さを感じること間違いありません。経理業務に煩雑さを感じている場合はエクセルを有効活用してください。

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