会社にとって大切な経理業務の一つに経費精算業務があります。この経費精算業務もアウトソーシングすることができます。今回は経費精算をアウトソーシングするメリットやアウトソーシングする際のポイントについて解説します。

経費精算とは？経費精算の一般的な業務フロー

経費精算とは、従業員の立替経費をチェック・承認し、精算・会計入力するまでの一連のプロセスのことをいいます。

経費精算の一般的な業務フローは次のとおりです。

（1）立替経費精算書と領収書を提出する

　従業員は自身が立替した経費について、立替経費精算書を作成し、領収書と合わせて提出します。

（2）上長が立替経費精算書を承認する

　上長が、業務上行われた支出かどうかを確認し、承認します。

（3）経理部などで立替経費精算書の内容をチェックする

　経理部で、支出先や金額などに誤りがないかどうかをチェックします。

　不備や書類の不足があれば、従業員にその内容を確認し、必要な場合には立替経費精算書の修正を求めます。

（4）従業員に精算（振込）する

　従業員別に精算額を集計し、振込データを作成、振込処理を行います。

（5）会計システムに仕訳を入力する

　会計システムに経費に関する仕訳を入力します。

最近はクラウドサービスを使って、経費精算の効率化を図る企業も増えています。

経費精算業務の効率化を図るポイント

経費精算業務の効率化を図るポイントとしては次のようなものが挙げられます。

経費精算の頻度を減らす

会社によっては数日毎や週一回などの頻度で精算をしていることがあります。立替する従業員からすると精算の頻度が多いことはメリットではありますが、一方で、それだけ事務負担が生じていることになりますし、振込手数料も多くかかります。月一回、給与支給と合わせて経費精算を行う形にするなど、経費精算の頻度を減らすと効率化を図ることができるでしょう。

経費精算のクラウドサービスの活用を検討する

紙の書類で経費精算を行っている場合は、クラウドサービスの活用も検討するとよいでしょう。クラウドサービス上で経費精算をすることによって、大幅に業務の効率化を図ることができる可能性があります。電子帳簿保存法に対応しているサービスであれば、紙で残っている領収書を保存する必要もなくなります。

アウトソーシングサービスを活用する

経費精算業務の大まかなフローは多くの会社で共通のものとなっていますし、主な業務は立替経費精算書と領収書の照合であり、高度の専門性を求められる業務ではありません。また、チェックや承認のポイントも比較的ルール化しやすいでしょう。そのため、経費精算業務はアウトソーシングしやすい業務であると言えます。

経費精算業務をアウトソーシングするメリット

経費精算業務をアウトソーシングするメリットとしては次のようなものが挙げられます。

経理業務の負担を減らし、重要な業務に取り組むことが可能になる！

経費精算は、立替経費精算書の回収、申請内容のチェック、不備があった場合の確認、仕訳の入力、書類の保存など、多くの時間がかかります。また申請があると必ず期限までに処理しなければなりません。経理業務にとっては負担の重い業務であると言えるでしょう。

しかし、先ほど説明したように経費精算業務は比較的アウトソーシングしやすい業務なので、まず経費精算をアウトソーシングして経理部門の負担を減らすことによって、より重要な業務に取り組むことが可能となります。

特に経理部内の事情から役職者が経費精算業務を行っているような場合には、その役職者の持つスキルと行っている業務との間にミスマッチが起こっているとも考えられるため、アウトソーシングによって解消すべきでしょう。

こちらの記事も参考にしてください。

（関連記事）経理業務をアウトソーシングするメリット・デメリット

経費精算業務をアウトソーシングするときのポイント

経費精算業務をアウトソーシングするときのポイントには次のようなものが挙げられます。

経費の適切性の判断のためのルールを明確にする

経費精算業務をアウトソーシングする場合、アウトソーサーが経費が適切かどうかを判断することになります。このときの判断のルールを明確にしておかなければなりません。　交通費の承認であれば、高くても最短ルートならOKなのか、それとも最安ルートのみをOKとするのか、など具体的に決めておきましょう。

なお、アウトソーサーは実際に業務に使われたものかどうかをチェックすることはできません。そのため、上長承認のプロセスは必ず社内で行わなければなりません。

仕訳ルールを明確にする

その経費を仕訳計上する際に、どの勘定科目を使うのかをルール化しておきましょう。仕訳ルールが不明確だと、同じ支出内容であっても異なった勘定科目で処理されてしまう可能性が生じます。

不備があったときの対応も決めておく

チェックをした際に、何らかの不備が出てくることもよくあります。その際、アウトソーサーから直接従業員に確認するのか、それとも経理部門などが受け、経理部門から従業員に確認するのか、など不備があったときの対応も決めておきましょう。アウトソーサーから直接確認する場合は、確認するときの手段も決めた上で、従業員にも周知しておかなければなりません。

まとめ

経費精算をアウトソーシングするメリットやアウトソーシングする際のポイントについて解説しました。経費精算業務は比較的アウトソーシングしやすい業務であると言えるでしょう。そのような業務からまずアウトソーシングを活用し、経理部門の負担を減らすことで、経理部門はより重要な業務に取り組むことができるようになります。