経理担当者の中には、「会計ソフトを導入したけど、仕訳は手入力した方が早い」と思っている方もいるのではないでしょうか。簿記の知識がある人にとっては会計ソフトの使い方に慣れるよりも、自分で処理した方が効率的と感じるかもしれません。しかし、経理業務は多岐にわたるため、限りある時間を有効に活用して、より重要性のある業務を優先して行う必要があります。この記事では、会計ソフトで活用したい基本的な機能について解説します。会計ソフトを最大限活用するために必要な環境を整えることにも触れています。ぜひ読んで、経理業務の効率化に役立ててください。

会計ソフトを有効活用するメリット

経理業務の中でも、仕訳は毎日正確に行う必要がある重要な業務です。会計ソフトを活用することで、面倒な仕訳を効率化でき、手入力によって発生するミスを減らせます。また、仕訳帳から総勘定元帳や各種帳簿への転記が不要であり、見たい帳簿を選ぶことですぐに内容を確認できます。試算表や決算書の作成も簡単にでき、必要なときにリアルタイムのデータを確認できます。

有効に活用したい会計ソフトの機能

会計ソフトには経理業務の効率化に役立つさまざまな細かい機能が搭載されています。ここでは、経理業務の効率化に役立つ以下の3つの機能を紹介します。

・自動仕訳

・他システムとの連携

・決算書や試算表の作成

それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。

自動仕訳

会計ソフトの自動仕訳機能を使うことで、オンラインで取り込んだ取引のデータから仕訳が自動的に推測されます。仕訳の内容が正しいか確認する必要があるものの、一から仕訳を起こすことに比べるとはるかに手間は少なくなります。AIを搭載しているものには学習機能があるため、自動仕訳と使うたびに仕訳の精度が上がります。なお、自動仕訳の機能を活用するためには、あらかじめ銀行口座やクレジットカードとの連携作業が必要です。

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他システムとの連携

会計ソフトには外部のシステムと連携できるものも多くあります。前述した銀行口座やクレジットカードに加えて、電子マネーやPOSレジとの連携も可能です。また、経費精算システムや請求書発行システムと連携できるものもあります。会計ソフトを選ぶ際は、現在使っているシステムと連携できるかどうかを確認するといいでしょう。

決算書や試算表の作成・分析

会計ソフトに日々の仕訳を入力していくと、決算書や試算表などを自動で作成できます。経営や資産の状況について素早くチェックできるため、経営に関する判断に活かせます。従来の経理業務では、仕訳の作成や記帳などのルーティーン業務に時間や手間を取られていました。しかし、会計ソフトにこうした煩雑な処理を任せることで、経理担当者は予実管理や原価管理、資金繰りなど、より重要性の高い業務に時間を使えるようになるでしょう。社長や代表自身が経理業務を行っている場合にも同様に、事業の重要な業務に時間を充てられます。

税理士やアウトソーシング先との連携

会計ソフトを導入するメリットは、顧問税理士との連携のしやすさにもあります。特にクラウド上でデータを管理するクラウド型の会計ソフトには、税理士を招待したりメンバーとして追加したりできる機能があります。この機能を活用することで、税理士に来社してもらうことなくリアルタイムのデータを確認してもらえます。記帳や経理業務をアウトソーシングしている場合にも、委託先との連携にこうした機能は役立つでしょう。

会計ソフトを有効活用するためにすべきこと

会計ソフトは、オンライン上でデータの取得や連携ができる点が便利です。しかし、オンライン上にないデータや連携のできていないシステムなどについては、経理担当者が自力で対応しなければなりません。会計ソフトにさまざまな情報が集まり、連携できている状態を作るためには、以下のことを検討する必要があります。

インターネットバンキングを活用する

会計ソフトを銀行口座と連携させるには、インターネットバンキングができる状態でなければなりません。インターネットバンキングとは、オンライン上で入出金の確認や振込のできるシステムのことで、金融機関との契約や登録が必要です。インターネットバンキングの申し込みをしてから使えるようになるまでには、数週間から1ヶ月ほどかかる場合が多いものです。そのため、会計ソフトと銀行口座を連携したい場合は早めにインターネットバンキングの申し込みを行いましょう。インターネットバンキングを活用することで、会計ソフトとのデータ連携ができるだけでなく、オンラインでの振込や税金のダイレクト納付もできるようになるなど、多くのメリットがあります。

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小口現金を減らす・なくす

小口現金の動きはデータとして残らないため、会計ソフトにデータを取り込んで処理することもできません。残高を毎日確認しなければならず、入出金の管理も必要です。小口現金の動きを減らし、データの残る形でお金を動かすようにすることで、会計ソフトにデータを取り込めます。例えば、従業員の経費精算に振込を使う、何かを購入するときはオンラインで購入しクレジットカードで支払うなどの方法があります。

まとめ

仕訳は経理の基本的な業務であり、一つひとつの処理はすぐに終わるかもしれません。しかし、仕訳の量が多ければ、その分時間や手間はかかります。リソースには限りがあり、より価値のある業務に力を注ぐには、会計ソフトを有効に活用することが一つの方法です。経理業務全体を見直して、インターネットバンキングの活用や小口現金の廃止・縮小についても検討しながら、効率化を進めていきましょう。