経理職は何かと他部署との関わりが多いものです。他部署との情報の共有や業務の連携がうまくいかなかったという経験を持つ経理職の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、経理担当者がさまざまな相手と情報共有を行うために押さえておきたいポイントを紹介します。ぜひ日々の業務に活用してみてください。

経理が情報共有することの多い相手は？

経理は以下の相手と情報共有をすることが多いものです。

・営業
・経営層
・税理士・会計士

それぞれの相手ごとに、情報共有のコツを見ていきましょう。

営業との情報共有のコツ

営業は成果を求められ、売上を把握しておく必要があります。会社によっては、営業が見積書や請求書を発行している場合もあるでしょう。また、旅費交通費や接待交際費を使う機会が多いのも営業であり、経費の精算は必須です。そのため、経理との関わりの多い部署といえます。ここでは、請求書と経費精算にかかわる情報共有について、場面の例やコツを見ていきましょう。

請求書に関する情報共有

締日が到来したら、正しい情報を反映した請求書を迅速に発行しなければなりません。請求書を経理が発行している場合は、営業からの情報が不可欠です。しかし、見積・受注・請求の中で情報共有がうまくいかなければ、売り上げの計上漏れや請求漏れ、重複請求などが発生する可能性があります。

請求に関する情報共有は、請求管理ツールやクラウド会計ツールなどを用いるとスムーズです。帳票を一元管理できます。また、営業を支援するシステムであるSFAを会計ソフトと同期させることで、営業にとっても経理にとっても負担が少なく、業務を分断せずスムーズに情報共有できるでしょう。請求だけでなく、入金があったことを営業が知れるような仕組みを作れるとなおいいでしょう。

経費精算に関する情報共有

外回りの多い営業は、旅費交通費や接待交際費など経費を使う機会も多いものです。しかし、日々忙しく経費の申請は後回しになりがちです。その理由には、経費申請のルールが細かいことや多いこと、営業の上司も外出が多くなかなか承認を得られないことなども含まれています。

そこで、経費精算ソフトの導入が役立ちます。紙を使わないため、パソコンやスマホがあれば外出先でも経費の申請ができます。申請の情報入力に不備がある場合はアラートが出てはじかれることも多く、上司や経理のチェックが楽になります。
上司の承認もパソコンやスマホから行えるため、上司が外出していても大丈夫です。さらに、ICカードを経費精算ソフトに紐づければ入力の手間を省けます。

また、経費精算に関してはさまざまな情報の記入や入力が必要であり、面倒だと感じる人も多くいます。時には必要な情報を見直すことも必要となるでしょう。記入や入力してもらっている情報がなぜ必要なのかを考えてみると、「実は不要なのでは？」と思うような情報が見つかるかもしれません。不要な業務を削り、経費申請を効率化できる可能性もあります。
また、情報の必要性を改めて認識した場合は、営業にも理由を話して必要性を分かってもらうことも効果的でしょう。

経営層との情報共有のコツ

経理は会社の経営状況や業績を取りまとめて、経営層に伝える必要があります。そのためには、営業とスムーズに連携を取り、月次決算を早く確定させなければなりません。
月次決算の確定後、どのような形で経営層と情報共有するかも考える必要があります。

財務諸表を見てもらう場合は、クラウド会計ソフトが役立ちます。出張中や外出中でも、インターネット環境とデバイスがあればクラウド会計ソフトを利用できます。

さらに、財務諸表などの資料を基にさらにわかりやすい資料を作ることも、現状を正確に把握してもらうためのコツです。

また、経営層からの情報を聞き逃さないことも大切です。たとえば、話の中で大きな出費の予定を聞いたときに、資金繰りは可能であるかなど自分なりに考えて確認することで、認識のズレから生じる問題を防ぐことができるでしょう。

税理士・会計士との情報共有のコツ

月次決算が確定したときや年次決算を行う際には、顧問の税理士や会計士と情報共有する必要があります。税理士や会計士との情報共有にもクラウド会計ツールが役立ちます。共有方法は主に以下の3つです。
・アカウントの共有（共用）
・招待して権限付与（メンバーとして登録）
・招待して権限付与（顧問として登録）

クラウド会計ツールを活用することで、対面することなく常に最新の情報を共有できます。セキュリティ対策や管理のしかたを考えて、自社に合った形でクラウド会計ソフトの内容を共有しましょう。

その他の情報共有のコツ

中小企業の場合、経理が総務を兼任していることもよくあります。社会保険の手続きや各種申請などについて、あらゆる従業員と必要な情報をやり取りすることも多いでしょう。

チャットツールを利用すれば、メールよりも手軽に、電話のように時間を取ることなく連絡を取り合えます。従業員からのよくある質問は、チャットボットを利用して自動回答できるようにすると、時間や手間がかかりません。さらなる効率化が図れるでしょう。

また、社内のプロジェクトに関わる場合などでは、古いメッセージが流れてしまうチャットツールは使いにくく感じることもあります。その点、プロジェクトの進捗管理ツールや情報共有ツールは使いやすさに力を入れているものも多くあります。重要な情報はすぐ確認できるような仕組みを作るといいでしょう。

（関連記事）チャットツールの特徴とメリットとは？導入して業務改善に役立てよう

ツールを使用する場合の注意点

便利なツールを利用すると情報共有の多くの課題を解決できるでしょう。しかし、ツールを利用するには注意点も押さえておく必要があります。

ツールのランニングコストを理解する

多くの場合、ツールを導入するとコストがかかります。買い切りのものであれば導入費用、クラウドのものであれば月々の使用料などを確認しましょう。費用に合った効果が期待できるかも考えて契約するかどうか決めることをおすすめします。

セキュリティ対策が必要

ツールの多くはオンライン上で利用するシステムであるため、セキュリティのリスクはゼロではありません。ウイルスやハッキングへの対策などに加えて、社内でのアカウント情報の扱いについてもルールを設け、情報漏洩や不具合を防ぎましょう。

使いやすいものを選ぶ

「導入しても使いづらく結局使わなくなってしまった」という場合もあります。こうした事態を防ぐために、導入前に使いやすさも確認しておきましょう。実際に使う従業員の意見を聞くことも一つの方法です。無料でお試しできるものは一度使ってみることをおすすめします。

まとめ

さまざまな相手との連携が必要な経理は、相手に合わせた情報共有の方法を持っておくと仕事の効率が上がります。どのような情報をどのような形で共有すればいいのか、どのような課題があるのかを振り返ってみましょう。情報共有がうまくできれば相手との信頼関係を構築でき、連携してスムーズに業務を行えるでしょう。