支払いに便利なクレジットカードを持っている法人は多いでしょう。クレジットカードのメリットを生かすことで、経理業務においても役に立つツールとなります。この記事では、クレジットカードでできる具体的な業務効率化の方法やそのほかのメリット、活用の際のポイントについて解説します。

法人クレジットカードでできる経理業務の効率化

クレジットカードの特徴は、利用履歴がデータとして残り、支払日に一括して引き落としが行われる点です。このことは、経理業務において以下のようなメリットを生み出します。

1. 管理のしやすさ

クレジットカードで取引をすることで、利用履歴のデータが残ります。このため、経費を使う従業員にクレジットカードを発行して支払いに利用してもらうことで、自動的に経費のデータを得ることができます。そのため、これまで必要であった経費の領収書の提出が不要になります。従業員から見ても、経費の申請や領収書の提出の手間がなくなります。

カード利用額の引き落としは一括で行われます。そのため、1件ずつ振り込むという支払の手間を省くことができ、支払手数料も1回分で済みます。利用から支払いまでスムーズに進められ、管理しやすいことが第一のメリットです。

2．キャッシュレス化

クレジットカードを利用することで、経費の明細を得るだけではなく、従業員による経費の立て替えと従業員への返金や事前の仮払いをなくすことができます。現金を扱うことは正確さが不可欠であり業務の負担も大きいため、最近では小口現金をなくす会社も少なくありません。「経費の精算を現金で行っているから小口現金をなくせない…」という場合は、クレジットカードを有効活用することでキャッシュレス化へと大きく前進できるでしょう。

3．ミスの削減

経費精算の申請や承認、現金のやり取りがある限り、ミスが起こる可能性はあります。しかし、これらのプロセスを丸ごとなくすことで、ミスの可能性を大幅に減らすことができます。経費精算の一連の作業は時間や手間がかかるため、簡単に行えるようになれば業務効率化につながるでしょう。

ほかにもある法人クレジットカードのメリット

これまで挙げたもののほかにも、クレジットカードを使うメリットはあります。大きなメリットを2つ紹介しましょう。

付帯サービスがある

法人のクレジットカードは、ビジネスで使いやすい付帯サービスがあります。内容はクレジットカードによって異なりますが、以下のような例があります。
・旅行損害保険
・航空機遅延保険
・ETCカード発行
・公共交通機関予約サービス
・宿泊施設などの優待サービス
出張時に使えるものや、従業員の福利厚生に生かせるものなど、さまざまな付帯サービスがあります。どのクレジットカードを選ぶか迷ったときは、付帯サービスに注目してもいいかもしれません。

ポイントがたまりやすい

法人のクレジットカードも、多くの個人用のカードと同様にポイントがたまります。法人の場合は取引金額が大きいぶん、ポイントもたまりやすくなります。たまったポイントを利用して物品を購入すれば、経費削減にも繋がります。

法人クレジットカードを活用する際の注意点

これから法人のクレジットカードを作ろうとする場合は、どのクレジットカードにするかをまず選ばなければなりません。また、実際に使うときの注意点もあります。ここでは、法人クレジットカードを活用したい場合に押さえておきたい注意点を紹介します。

会社に合ったカードを選ぶ

クレジットカードによって、利用限度額や発行可能枚数、年会費、付帯サービスなどは異なります。会社の規模やクレジットカードを発行する従業員数を踏まえてカードを選びましょう。年会費は利用金額に関わらず必ずかかるものであるため、負担にならない範囲のものを選択します。付帯サービスの充実しているものは年会費も高いことが多いため、内容と金額をよく吟味しましょう。

社内のルール作りが必要

従業員にクレジットカードを渡す場合は、ルールを明確にしておくことが大切です。当たり前のことですが、会社のクレジットカードを個人利用することはあってはなりません。また、会社の経費であっても無限に使っていいわけではないため、利用条件の指定や内容の限定、金額の上限・範囲などを決めておきましょう。そのうえで、従業員への研修や指導を行うなど、適切な利用への理解を促すことも必要です。

まとめ

法人のクレジットカードを利用すれば、経理担当者だけでなく、ほかの従業員や会社全体にとってもメリットがあります。経費精算がスムーズにできるようになれば、業務効率が向上し、経理担当者や従業員の精神的負担を軽減できます。そのためには、会社に合ったクレジットカード選びとルールの作成・徹底が不可欠です。クレジットカードを有効活用できる体制を徐々に築いていきましょう。

クレジットカード以外でもキャッシュレス化を図ることができます。こちらの記事も参考にしてください。

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