経理の業務改善の進め方に迷っている場合は、４つのステップを試しましょう。ステップを踏むことで、効果的な業務改善を進めることができます。
この記事は、業務改善の担当になった方すべてに読んでいただきたい内容です。効率よく効果的に業務改善を行うために最後までご覧ください。

ステップ１：現状を分析しよう

まずは現状を知ることが重要です。改善すべきポイントがわからなければ、業務改善に進むことができません。具体的な現状分析の方法を解説するため、参考にしてください。

現状の問題点を洗い出す

現状の業務プロセスにおいて、どのような問題があるかを明確にすることが重要です。現状の問題点を洗い出すためには、社内の関係者や利用者との面談やアンケート調査を行いましょう。また、過去の問題発生事例を振り返り、今後の改善に役立てることも重要です。

データ収集やヒアリングを行う

現状の業務プロセスに関するデータを収集することで、問題点をより具体的に把握できます。データの収集方法としては、業務の種類に応じたシステムのログデータや、実際の作業者からの情報収集が有効です。また、社内外の利用者やステークホルダーに対してヒアリングを行うことで、問題の把握を深めることもできます。

ルートコーズ分析を行い、問題の原因を特定する

問題が発生した原因を明確にすることが、効果的な改善につながります。ルートコーズ分析を行い、原因を特定し、その解決策を検討することで、根本的な改善ができるでしょう。このためには、問題に関するデータを分析し、原因を探ることが必要です。その上で、問題が起きた経緯や、社員の意見を取り入れながら、原因を特定しましょう。

ステップ２：目標を設定しよう

現状がわかれば、業務改善の目標を設定し、解決策を検討しましょう。業務改善の目標設定は、改善の方向性を決め、進捗を管理するために非常に重要です。

目標設定のポイントとして、SMARTという考え方があります。これは、Specific(具体的)、Measurable(測定可能)、Achievable(達成可能)、Relevant(関連性がある)、Time-bound(期限がある)の５つの要素を指します。これに沿って目標を設定することで、目標達成のために必要なステップを明確にし、より効果的な改善を進めることができます。

目標設定のプロセスでは、まず改善すべき業務プロセスに関する情報を整理し、改善の必要性や優先度を明確にします。その上で、改善によって達成すべき目標を設定します。例えば、業務プロセスのエラー率を10％削減する、業務時間を30％短縮する、利用者満足度を20％向上する、といったように具体的な数値目標を設定することが大切です。

目標設定の最後のポイントは、目標達成までの期間を設定することです。期間を設定することで、目標に向けた進捗状況を可視化し、進捗管理をしやすくできます。また、期限を設けることで、改善プロセスをタイムリーに完了させることができます。

ステップ３：解決策を検討しよう

ステップ３では、業務改善のための解決策を検討します。具体的な問題点を明確にし、目標設定を行った上で、解決策を検討することで、改善プロセスをスムーズに進めることができます。

解決策を検討する際には、まず可能な解決策をリストアップします。リストアップした解決策について、利点・欠点を洗い出し、選択する解決策を決定します。複数の解決策を検討し、それぞれの選択肢に対して、目標達成の影響を評価することが大切です。

解決策を選定する際には、目標達成までの期間、リソース、コストなどを考慮する必要があります。選定した解決策に向けたアクションプランを策定し、実施することで、目標達成に向けた改善プロセスを進めていきます。

また、解決策を選択した後は、その解決策が実施された結果を定量的・定性的な観点から評価し、適宜改善を行うことが重要です。このために、事前に測定基準を設定し、改善効果を可視化しましょう。

ステップ４：改善計画を策定しよう

ステップ４では、選択した解決策に基づいて、改善計画を策定します。改善計画は、具体的な実施方法やスケジュール、担当者などを明確にし、改善プロセスをスムーズに進めるためのロードマップとなります。

改善計画の策定にあたっては、以下の点に留意する必要があります。

・目的と目標の明確化
改善計画の目的や目標を明確化し、改善の方向性を整理することが重要です。

・スケジュールの設定
改善計画のスケジュールを設定し、改善プロセスの進捗管理を行います。スケジュールの設定には、各工程の期間や担当者、マイルストーンの設定などが含まれます。

・責任者の決定
改善プロセスにおいては、責任者を明確にすることが重要です。各工程の担当者やプロジェクトマネージャーを決定し、改善計画の進捗管理を行います。

・予算やリソースの設定
改善プロセスに必要な予算やリソースを明確にし、改善プロセスの実施に必要な人員や設備、ツールなどを確保することが重要です。

改善計画の策定後は、計画の実施と進捗管理を行い、定期的な評価を実施することで、目標達成に向けた改善プロセスを進めます。

業務改善の進め方はこれで迷わない

業務改善の進め方がわからない方は、今回紹介した4つのステップを取り入れてください。適切に問題を把握し、目標、解決策、改善計画まで策定できれば、あとは実行するのみです。想定外の問題が発生すれば修正を行い、目標達成に向けて改善を繰り返しましょう。適切な進め方をすれば、無駄なことをせず改善に向けて進むことができます。

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