電子取引データ保存のルールに関して、2022（令和4）年税制改正で導入された宥恕措置が2023年12月31日をもって廃止され、代わりに猶予措置が設けられます。今回は2024年1月1日以降の電子取引データ保存のルールについて解説します。

電子帳簿保存法とは？電子取引データ保存とは？

電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。国税に関する帳簿書類は、原則として紙書類で保存することが求められていますが、電子帳簿保存法のルールを満たしている場合には電子データで保存することができます。

また、電子帳簿保存法では、電子データで送受信した取引に関する情報については、そのままデータで保存しておくことを義務づけています。この際の要件を定めたものが電子取引データ保存のルールです。メールで受け取った納品書や請求書、インターネット上の専用プラットフォームからダウンロードした利用明細や請求書などがこの対象となります。受け取った場合だけではなく送ったものについても対象となります。

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2024年1月1日以降の電子取引データ保存のルール

2022（令和4）年税制改正で導入された宥恕措置が2023年12月31日をもって廃止されます。2024年1月1日以降、電子取引データについては、次の原則的なルールと例外的なルール（猶予措置）のどちらかのルールに従って保存する必要があります。

1.原則的なルール

次の3つのルールをすべて満たす形で保存しておく必要があります。なお、保存するファイルの形式は問われません。

①改ざん防止のための措置をとること

改ざん防止のための措置としては、次のような方法を取ることが考えられます。

・タイムスタンプの付与

・訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存

・改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る　など

このうち、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」という方法をとる場合は、システム費用をかけずに導入することができます。

②「日付・金額・取引先」で検索できること

専用のシステムを導入するほか、次のような方法を取ることが考えられます。

・表計算ソフト等で索引簿を作成する方法

表計算ソフト等で索引簿を作成、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法です。

・規則的なファイル名を付す方法

データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できるようにする方法です。

（例）

メールで受領した請求書データの場合

請求先：●●商店

請求日：2024年1月1日

請求額：110,000円

⇒「20240101_110000_●●商店.pdf」などのファイル名を付して、保存しておけば、フォルダの検索機能を使っての検索が可能となります。

③ディスプレイやプリンタ書等を備え付けること

一般的なディスプレイやプリンタなどを備え付けて、データを閲覧できる状態にしておけば問題ありません。

なお、「2課税年度前の売上高が5,000万円以下の方」または「電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先毎に整理している方」については、②の要件が免除されます。

2.例外的なルール（猶予措置）

原則的なルールに従って保存をすることができないことについて、相当の理由がある場合は、例外的なルールによって対応することが認められます。相当の理由には「人手不足」「対応するための資金不足」「システム整備が間に合わない」など幅広く認められることとされています。また、事前の申請等は必要ありません。

例外的なルールによる場合は、次のすべての要件を満たす形で保存しておく必要があります。

①税務調査の際に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと

②税務調査の際に電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じることができるようにしておくこと

つまり、電子取引データを保存するとともに、税務調査の際に、データやプリントアウトした書面を渡せるようにしておけば、例外的なルールの要件を満たすことになります。

この例外的なルール（猶予措置）の適用期限は設けられていません。今後、税制改正が行われない限りはこの方法を継続することができます。

電子取引データ保存の概要・要件をまとめると次のようになります。

（みんなの経理部『図解でわかる電子帳簿保存制度』より）

まとめ

2024年1月1日以降の電子取引データ保存のルールについて解説しました。宥恕措置により、これまでプリントアウト後、データを消していた場合でも、今後は必ずデータの保存が必要となります。帳簿の保存義務がある方は、事業の規模にかかわらず、個人事業者も法人も遵守することが求められているものです。必ずしもシステム導入が必要となる訳ではありませんが、それぞれの事情にあった形で工夫しながら対応していく必要があります。電子取引データ保存のルールをしっかりと理解しておくようにしましょう。