2022年に原則として行政手続きへの押印が不要となり、2025年末までには97%の手続きがオンライン化される見込みです。また2020年から社会保険手続きおいても、一定規模以上の企業には電子申請が義務付けられるなど、行政における電子化の流れが進んでいます。

また電子化の流れは公的な手続きだけに限定されません。近年では、電子契約の活用による書類のペーパーレス化をはじめとして、企業における電子化も急速に進んでおり、対応は急務となっています。

当記事では、近年耳にすることの増えた電子契約について、その概要とメリットについて解説を行います。電子契約に興味のある方や導入を考えている方は、是非参考にしてください。

電子契約とは

契約は、原則として口頭でも成立するため、契約締結に当たって契約書を作成しなくても、契約自体は問題なく成立します。しかし、契約を締結する際には、後の紛争を避けるための証拠として、紙の契約書を作成することが一般的です。

契約を締結する際に、証拠となる契約書を紙ではなく、電子文書で作成する契約のことを「電子契約」と呼びます。またほとんどの契約においては、契約成立のために紙の契約書は要求されていません。そのため、電子文書によって契約を締結しても契約は問題なく成立します。

電子文書は、作成者を明らかにする電子署名と認証局が発行する時刻情報であるタイムスタンプによって、文書の信頼性を担保しており、裁判の証拠としても利用可能です。業務委託契約書や売買契約書など、ほとんどの契約書は電子化可能です。しかし、契約に当たって、公正証書が必要となる任意後見契約をはじめとする一部契約は、電子化することができません。

電子契約のメリット

紙の契約書から電子契約に代えることで、得られるメリットは次のようなものがあります。

・印紙代の節約

・業務の効率化

・保管の効率化

・管理体制の強化

・リモートワークへの対応

次項から項目ごとに分けて、メリットの解説を行っていきます。

印紙代の削減

金銭消費貸借契約書や売買契約書といった契約書を作成する場合には、契約金額が1万円未満であるなど、一定の場合を除いて収入印紙の貼付が必要です。また5万円以上の領収書にも収入印紙の貼付が必要とされ、紙の文書を利用している限りは、収入印紙というコストが付いて回ります。

しかし、紙文書ではなく、電子文書によって契約書を作成すれば、収入印紙の貼付は不要となります。電子文書に収入印紙の貼付が不要なことは、国会答弁で確認されており、印紙代の削減は、電子契約の大きなメリットとなっています。

業務の効率化

紙の契約書を作成する場合には、一方当事者が印刷記入し、押印した上で、相手方に送付します。そして相手方も同様に記入の上で、押印して返送するという作業が必要です。

このような作業には、工数が掛かるため、少なからず人員も要します。しかし、電子化することで印刷や契約書送付といった工数が削減され、それまで必要とされていた人員を他の業務に回すことが可能となり、業務の効率化が図れます。

工数の削減による効率化ができるため、取引に掛かる時間も短縮可能です。単純な時間短縮だけでなく、効率化によるスピーディーな取引が可能となることも、電子契約のメリットの1つとなっています。

保管の効率化

紙文書から電子文書に切り替えることで、文書保管の効率化を図ることにも繋がります。紙の契約書の場合では、ファイリングした上で、キャビネットなどに保管することが通常です。しかし、契約書の数が増えれば増えるほど、保管に要するスペースも増大し、必要な時に目的の契約書を探すことも難しくなります。

これに対して、電子文書であれば、どれだけ契約書の数が増えてもHDDやクラウド上に保存可能であり、保管スペースの問題は生じません。また検索機能を利用することで、目的の契約書もすぐに見つけることが可能です。

管理体制の強化

紙の契約書は、原則として誰でも閲覧可能であり、改ざんされる恐れがあります。重要な契約書であれば、鍵を掛けて保管してあるかも知れませんが、それでも社外や関係のない部署の者に契約書を改ざんされる恐れは払拭できません。

電子文書であれば、閲覧権限を設定することも可能であり、関係のない者に契約書を見られるリスクを軽減することができます。また電子文書は、電子署名とタイムスタンプが付与されているため、本人が作成し、改ざんがされていないことの証明も容易となっています。

紙の契約書には、改ざんの他にも紛失や火事などによる滅失のリスクが存在します。しかし、電子文書であれば、バックアップを取ることで、紛失や滅失のリスクに備えることも可能です。

リモートワーク対応

コロナ禍以降の企業においては、リモートワークが急速に普及しました。しかし、リモートワーク体制になっても、押印のためや郵送された書類の確認を行うためだけに出社しなくてはならない場面も少なからず見られます。しかし、電子契約であれば、そもそも郵送や押印自体が不要となるため、定着化しつつあるリモートワークをより効率的に行うことが可能です。

押印や書類確認のためだけの出社は、無駄の多い行為であり、従業員のモチベーション低下にも繋がりかねません。そのため、電子契約への切り替えは、従業員のモチベーション維持の効果も見込めます。

まとめ

ここまで解説してきた通り、電子契約には、印紙代の削減といったコスト面の他にも、業務の効率化や管理体制の強化など、様々なメリットがあります。また電子契約によるペーパーレス化は、SDGsの目標の1つである自然環境の保全にも繋がっています。

近年における電子契約を含めた電子化の流れは、官民双方で急速に進んでおり、対応ができなければ、折角のビジネスチャンスを棒に振ることにも繋がりかねません。折角のチャンスを逃さないためにも、当記事を参考にして電子契約の導入を検討してみてください。