経理お役立ちブログ

2024/1/12

クレジットだけじゃない！経費精算に使えるキャッシュレスの方法

経費精算を現金で行っている場合は、従業員への払い戻しや残高の確認作業など、経理担当者の負担が大きいものです。そのため、経理の業務効率化を目指してキャッシュレス化を進めたい経理担当者や経営者の方もいるのではないでしょうか。キャッシュレス化の方法は複数あるため、どのような方法があるのかを知って自社に合ったものを取り入れてみましょう。この記事では、経費精算に使えるキャッシュレスの方法と、他のシステムなどを利用した有効活用の仕方を紹介します。

キャッシュレスのメリット

キャッシュレス化によって、小口現金を取り扱う必要がなくなります。さらに取引の記録がデータとして残るため、正確な情報を把握しやすくなります。以下では、キャッシュレス化のメリットを具体的に見ていきましょう。

小口現金の手間が省ける

小口現金は経理業務の中でも負担の大きな業務の一つです。経費の精算や物品の購入などのために現金を出し入れし、一日の終わりには帳簿と現金の残高を合わせなければなりません。現金を正確に数えたり、過不足がある場合には原因を調べたりと、小口現金に関する業務は多くあります。しかし、キャッシュレスにして現金を扱わないようにすることで、こうした業務はすべて不要になります。

取引の記録が残る

キャッシュレス決済は利用明細などの記録が残ります。そのため、不正な利用があった場合に気付くことができます。特に経費精算に関しては、本当は経費にならないものを経費として申請する従業員がいる可能性もゼロではありません。いつ・どこで・何に使ったかを把握できるため、正確な会計処理につながるでしょう。

キャッシュレスの支払方法

キャッシュレスと聞くと、「難しそう」「よくわからない」と感じてしまう人もいるでしょう。しかし、キャッシュレスの決済方法にはクレジットカードや口座引き落としなど、すでに馴染みのあるものも含まれます。どのような方法があるのか、具体的に押さえましょう。

クレジットカード

キャッシュレスの決済と聞いて多くの方がまず思い浮かべるのがクレジットカードでしょう。毎月の支払日に指定の口座から利用金額が引き落とされるという後払い形式の方法です。法人のクレジットカードは複数枚発行できるため、経費を使う従業員に持たせられます。

電子マネー

SuicaやPASMO、PayPayなど、カードや端末にお金をチャージして使う電子マネーも、キャッシュレス決済の一つです。前払の方式であらかじめお金をチャージしておく必要はありますが、出張旅費などの精算に便利な方法です。ただし、法人名義で使える電子マネーは少ないのが現状です。しかし、出張旅費などの精算に個人の電子マネーのデータを活用することで、正確な内容の申請が可能です。

口座引き落とし

水道や電気代、家賃などによく使われる口座引き落としも、キャッシュレスの決済方法です。毎月必ずかかる費用や、一定の額を毎月支払う場合によく使われます。毎月の引き落とし日に口座から自動的に引き落とされるため、支払の手間がかかりません。

デビットカード

デビットカードは銀行口座からリアルタイムで支払代金が引き落とされる方法です。クレジットカードのように会社で複数枚発行できますが、口座から引き落とされるタイミングが異なります。口座の残高からダイレクトに引き落とされるためｒ使いすぎの心配はありませんが、使った分はすぐに引き落とされるため資金繰りに注意する必要があります。

キャッシュレス決済の有効な活用方法

支払の方法をキャッシュレスにすることで、現金を扱うことなく支払や経理業務がスムーズになります。しかしそれだけではなく、キャッシュレス決済と相性のいいシステムを活用することで、よりキャッシュレス化の恩恵を受けられます。キャッシュレス決済をさらに有効に活用する方法を見ていきましょう。

会計システムの活用

多くの会計システムでは、キャッシュレス決済と紐づけられるようになっています。取引のデータを自動的に会計システムに取り込み、仕訳を予測してくれるものもあります。一つ一つの取引を手入力するには手間も時間もかかり、誤入力や漏れのリスクもあります。しかし、キャッシュレスの決済と連携することでこうしたリスクも軽減されるでしょう。

経費精算システムの活用

経費の精算に特化したシステムも登場しています。クレジットカードや交通系の電子マネーと連携することで正確なデータを取り込め、申請・承認ともに簡単にできる便利なシステムです。さらに会計システムと連携することで、仕訳や振込データの作成までできるものもあり、経理業務の大幅な効率化が期待できます。

インターネット通販の活用

文房具や消耗品などをインターネット上で購入することで、現金を準備する必要がなくなります。多くのECサイトでクレジット決済が可能であるため、取引の履歴を残すことができ支払の手間も少なくて済みます。もちろん取引のデータは会計システムや経費精算システムに取り込めます。

キャッシュレス化の注意点

キャッシュレス化によって簡単に支払いができる反面、経費を使いすぎてしまうことも考えられます。経費精算システムも活用しながら、経費に関するルールを再度周知して、正しく理解してもらうようにしましょう。
また、取引先によってはキャッシュレスに対応してない場合もあるため、時と場合に合わせて現金を準備するなど、柔軟な対応も必要です。

まとめ

キャッシュレス化と一口に言っても方法はさまざまであり、すでに採用している方法もあったかもしれません。現金を使わない方法で取引を行い、経費精算システムや会計システムなどと連携してデータを取り込めるようにしておけば、経費の精算はよりスムーズになります。手間やコストをかけない仕組みを作って、経費精算の負担を減らしましょう。

その他の経理業務の効率化の方法についてはこちらの記事も参考にしてください。