経理業務に役立つツールは増えており、会計ソフトや帳票作成システムを使っている会社も多いでしょう。また、経理の業務を効率化するだけでなく、他部署との情報共有をスムーズにできるツールも登場しています。

この記事ではその中の一つである「SFA（営業支援システム）」を紹介します。経理にとって、売上や予算などについて営業部員と情報を共有することは不可欠です。ぜひSFAについて知って、業務のさらなる効率化に役立ててください。

SFA（営業支援システム）とは？

SFAは「Sales Force Automation」の略で、日本語においては「営業支援システム」と訳されます。営業活動において、取引先への営業の状況やアプローチの進捗などを記録できるです。案件や商談の管理をスムーズにしたり、システム内の別のカテゴリで自動的にデータを共有したりできます。

SFAの機能

営業活動に関する情報をまとめ、共有できるSFAには、主に4つの機能があります。どのようなものがあるのか見ていきましょう。

顧客情報の管理

顧客の氏名や名称、住所や連絡先などの基本的な情報や、過去のアプローチや問い合わせの履歴などの情報を管理する機能です。過去に顧客とどのような接点があったか、どの程度営業活動を行ったかなどがわかります。

案件の管理

現在進んでいる案面ごとの情報を管理する機能です。先方の担当者名や商談の履歴、契約の確度など、案件の進捗を記録できます。見積や売上など、金額を記録することも可能です。

営業部員の行動状況の管理

取引を行う顧客に焦点を当てた情報だけでなく、営業部員ごとの行動の状況を把握する機能もあります。商談や訪問の回数、それに対する顧客の反応、受注数や受注率などから、より効果的な営業プロセスを考えられます。営業部員一人ひとりの行動や、その結果を可視化することで、人事評価にも役立てられるでしょう。営業部員本人も、よりスムーズに活動報告ができるようになります。

予算と実績の管理

売上の予算を立てたり、実績と比較したりできる機能です。予算の達成率や達成できた状況、結果の背景にある事項など、さまざまなデータから分析ができ、より効果的・効率的な営業活動につなげられます。

SFAを導入するメリット

営業活動に関する情報をテキストとして保存することで、営業活動の改善や情報の共有に役立ちます。SFAでは効率的に入力できるため、営業部員は営業に集中しやすくなるなど、さまざまなメリットを得られます。ここではSFAを導入する3つのメリットを見ていきましょう。

営業活動を可視化して分析できる

SFAに営業活動に関する情報を入力することで、目に見える形で情報を残せます。すべての顧客に共通する入力事項を決めることで、顧客ごとの比較がしやすくなるでしょう。また、営業部員ごとの営業のしかたや案件・商談の進捗状況などを把握しやすくなります。

現状を把握して比較や分析をすることで、営業の方法を改善することもできます。その結果、新たな仮定を立てて実践や振り返りを行うPDCAのサイクルを回しやすくなるでしょう。

効率的に入力できる

SFAでは一度の入力で、情報が効率的に反映されます。例えば、一度の入力内容がスケジュールや顧客情報、商談リストなど複数にまたがって入力されます。このことにより、入力の手間や時間を省けます。1件の入力にかかる時間や手間は少なくても、多くの顧客への営業の情報を一つひとつ入力するのは大変です。単調な入力作業を最低限にすることで、営業部員は顧客とのコミュニケーションに集中できるでしょう。

貴重な情報を共有しやすい

営業の方法や進捗状況は、今後の営業に活かせる貴重なデータです。しかし、見える形で管理しておかなければ情報の有効活用は難しいでしょう。

SFAを活用することで、入力された情報は社内にてリアルタイムで共有できます。営業部員の勘だけに頼らず、データを蓄積してそこから最善のプロセスを見出せれば、業務の属人化の防止につながります。検索機能もあるため、必要な情報をすぐに見つけられるでしょう。

会計ソフトとの連携でどんなことができる？

SFAでは売上や見積の管理もできます。SFAと会計ソフトを連携させることで、SFAに入力された売上のデータを同期できます。経理にとっては、売上や見積のデータが自動的に入ってくるため、入力や営業への確認にかかる手間が省けるでしょう。営業と経理の情報共有がスムーズにできるようになれば、それぞれの業務に集中できるようになります。

まとめ

外出の多い営業部員と密に連携することは、業務量や時間から考えて難しいものです。しかし、SFAをうまく使うことで、直接話す機会が取りづらくても必要な情報を共有できます。営業に関する情報を可視化することで、課題の把握や営業方法の改善もしやすくなるでしょう。

さらに、会計ソフトとSFAを連携すれば、経理と営業の双方にとってさらに効率化が図れます。どちらも忙しい部署だからこそ、便利なツールをうまく使って効率化を図りましょう。