「今の会計ソフトが使いにくい」「経理業務を効率化したい」とお悩みの場合は、会計ソフトを変えることを検討しましょう。クラウド型の登場によって、従来のインストール型のものより手軽に経理業務ができるようになっています。しかし、実際はどのようなものか知らない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、会計ソフトの変更を考えるときに押さえておきたいポイントを紹介します。ポイントを押さえて、自社に合った会計ソフトを選びましょう。

会計ソフトを選ぶ4つのポイント

会計ソフトを選ぶには、まずはどのようなソフトがあるかを理解しておくことが大切です。会計ソフトの種類を知ることで、自社に合った会計ソフトを選ぶことができます。会計ソフトを選ぶときに押さえておきたい4つのポイントを詳しく見ていきましょう。

1．クラウド型・インストール型

会計ソフトは、インターネット上で利用する「クラウド型」と、パソコンにソフトを取り込んで利用する「インストール型」の2種類に分類できます。

クラウド型は、インターネット環境があればいつでもどこでも、どの端末からも利用可能です。会計の知識がなくても使いやすいものが多く、少額のプランも用意されているため使い始めやすいという特徴があります。フリーランスや小規模の事業者におすすめのタイプです。

インストール型は、会計ソフトをインストールしたパソコンでないと利用できません。しかし、クラウド型に比べて複雑な計算や処理ができます。会計ソフトの購入費用は掛かりますが、月々の費用は掛からないため、長く使う場合はクラウド型よりもコストパフォーマンスが高くなることがあります。中小企業や大企業におすすめのタイプです。

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2．費用

会計ソフトに掛かる費用は、ソフトの型によって異なります。それぞれの費用面を掘り下げてみましょう。

クラウド会計ソフトは導入費用が掛からず、月々定額の料金形態になっています。会社の規模に合わせたプランを選べるようになっており、月に数千円から使えるものもあるため、導入しやすい点が大きなメリットです。

ただし、利用期間に比例して費用が掛かるため、長く使う場合はインストール型に比べてコストパフォーマンスが低くなることがあります。また、安いプランの場合は機能に制限のある場合があります。費用を抑えられても使い勝手が悪ければ本末転倒であるため、費用だけで選ばず総合的に判断しましょう。

インストール型はソフト購入のために数万円～10万円程度の初期費用が掛かりますが、買い切りであるため追加料金は基本的にかかりません。だたし、法改正や会計基準の変更などに伴うバージョンアップや、サポートのための費用が別途かかる場合もあります。

3．機能

会計ソフトに搭載されている基本的な機能は、クラウド型とインストール型に大きな差はありません。
搭載されている主な機能には以下のようなものがあります。

・仕訳入力
・伝票・帳票の自動作成
・勘定科目のカスタマイズ
・日時・月次・年次の集計管理、決算書などの作成
・固定資産管理

これらは従来からあった機能ですが、最近では以下のような機能が加わった会計ソフトが多く、より使いやすくなっています。

・納税申告書作成・提出（電子申告）
・レシートのスキャンによる自動仕訳
・銀行口座・クレジットカードとの連携による取引情報取り込み・自動仕訳

クラウド型とインストール型の違いは、機能面の強みにあります。それぞれ、以下のような強みを持っています。

機能数や最新の機能は魅力的なものですが、自社に必要な機能でなければ意味がありません。また、クラウド型で安いプランの場合は、利用人数が制限される場合があります。現在の会計ソフトに足りないものや、業務効率化に生かしたい機能を把握した上で、本当に必要な機能の入った会計ソフトを選びましょう。

機能を有効活用するために、従来の方法を変える必要が出てくる場合もあります。例えば、現金での取引が多い場合は、銀行口座やクレジットカードの連携を行ってもそれほど効率的にはなりません。会計ソフトの機能を業務に生かすために、業務フローや取引の方法を変えることも視野に入れておきましょう。

4．UI・操作性

会計ソフトは毎日使うため、使いやすさもチェックしましょう。無料でお試しができるソフトも多くあるため、実務をする人が実際に使ってみることで使い勝手を確認することもできます。

クラウド型は会計の知識がない人でも使いやすく、画面の構成もシンプルです。しかし、会計の知識があって仕訳が難なくできる人にとっては使いにくい場合もあります。逆に、インストール型は仕訳を直接入力するものが多く、ある程度会計の知識がなければ使いこなすのは難しいでしょう。

まとめ

会計ソフトの種類を知ることで迷ってしまう方は、優先順位を決めておくといいでしょう。会計ソフトに求めるものを明確にした上でクラウド型とインストール型を比較検討すれば、自社に合ったものを選ぶことができます。会計ソフトを変えることでどんな課題を解決したいかを考えることが大切です。