経理お役立ちブログ

2022/8/15

経理業務を効率化するクラウド会計ソフトの便利機能

日々発生する多くの経理業務をこなすには人員や時間がかかるため、効率化を考える方も多いのではないでしょうか。また、コロナ禍でテレワークの普及が進んでいますが、経理業務は書類を扱うものが多く、テレワーク化しにくい現状もあります。

そこで、クラウド会計ソフトを使えば大幅な業務効率化が可能です。場所を選ばず操作できるため、テレワーク推進にも役立つでしょう。この記事では、ぜひ知っておいていただきたいクラウド会計ソフトの便利機能をご紹介いたします。

クラウド会計ソフトの特徴

クラウド会計ソフトは、インターネット上で会計処理を行うことが特徴です。インターネット環境があればいつでもどこでも操作できます。また、IDとパスワードを使ってログインすることで、複数の端末からの操作が可能です。

インターネットを利用して情報を取得することで、経理業務を大幅に効率化できる可能性を秘めています。また、別のサービスや外部との連携もしやすくなりました。インターネットの利用を最大限に生かして業務を効率化する機能が、クラウド会計ソフトには搭載されています。

経理業務を効率化できる便利機能

経理業務を効率化できる、クラウド会計ソフトならではの具体的な機能を見ていきましょう。

1.オンラインでの同期・自動仕訳機能

クレジットカードや銀行口座をクラウド会計ソフトと紐づけておくことで、オンライン上で取引データを取得することができます。さらに、取得した情報をもとにAIが仕訳や勘定科目を推測してくれるため、担当者は確認して登録を行うだけで仕訳業務が完了します。これはクラウド会計ソフトの大きなメリットの一つで、オンラインならではの機能です。

勘定科目にはヘルプの表示が出るため、簿記の知識がなくても使いやすく設計されています。また、転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラー防止にも役立ちます。仕訳業務は毎日発生することから、業務を削減できれば大幅に効率化できるでしょう。

2.リアルタイムでの共有機能

クラウド会計ソフトはインターネット上のサーバーにアクセスして操作するため、特定のパソコン以外でも操作できます。そのため、担当者が複数いる場合や、税理士と共有したい場合にも、IDとパスワードがあればログインが可能で、テレワークに活用することもできます。クラウド上のデータはリアルタイムで反映されるため、データ上のタイムラグがありません。アプリで操作できるものもあり、外出時や出張時にもスマホやタブレットで経営状態を把握することができ、スピーディーな経営判断が行えます。

3.証憑管理機能

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。クラウド会計ソフトも対応しており、データベースとして証憑を管理できるものもあります。スマホでの撮影やスキャナでの取り込みを行い、要件を満たして保存すれば原本は破棄できるため、ペーパーレス化の推進も図れます。

また、レシートや領収書上の文字を読み取って自動仕訳する機能により、仕訳業務をさらに削減できます。また、社員がアプリからレシートなどをアップロードすれば経費の申請ができ、精算までソフト上でできるものもあるため、経費精算にも活用できるでしょう。

4.他サービスとの連携機能

請求書作成サービスやPOSレジなど、他のサービスやシステムと連携することで、さらなる効率化が図れます。これまでは一つひとつ独立した業務だったものが、連携することで一続きとなり、手間が大幅に削減されます。連携できるサービスなどは、クラウド会計ソフトによって様々です。

例えば、「freee」は会計ソフトのほかに人事労務ソフトがあり、給与に関わる仕訳を自動作成できます。また、借入金や決算処理、入出金の通知などの目的ごとに役立つアプリも豊富で、必要に応じてカスタマイズできます。

「マネーフォワード」は銀行、クレジットカードから証券、電子マネー、保険、携帯など様々なサービスと連携しており、その数は2,572にも上ります。（2022年8月現在）あらゆるサービスを連携することで、仕訳の業務を大幅に削減できるでしょう。また、請求書、給与、勤怠など、バックオフィス業務に関するソフトも充実しています。

クラウド会計ソフトをうまく使いこなすには？

クラウド会計ソフトは多くの機能を備えるため、導入しても使いこなせない場合もあります。「前のソフトからのデータ移行がうまくできない」「自動仕訳ができない」という場合は、まず初期設定を見直しましょう。クラウド会計ソフトは初期設定が重要で、ここでうまくいっていないと便利な機能を使うことができません。手間はかかりますが後々業務が楽になるため、確実に設定しておくことが大切です。

担当者が従来の方法で処理を行っている場合もあります。前の会計ソフトに慣れていた場合は、新しい方法に抵抗があるかもしれません。クラウド会計ソフトはサポートも充実しているため、積極的に利用し、効率化を目指していきましょう。

また、クレジットカードやネットバンキングをあまり利用していない場合は、クラウド会計ソフトのメリットを受けにくい可能性もあります。クラウド会計ソフトの特徴を押さえて自社の経理業務の状況を見直した上で、自社にどんなメリットがあるかを考慮して、導入すべきかを検討することが大切です。

まとめ

インターネット上で利用できるクラウド会計ソフトは、オンラインならではの便利な機能を備えています。とくに自動仕訳の機能は画期的で、大幅な業務効率化が期待できます。また、会計ソフト上で完結せず、他のサービスやアプリと連携することで、今後もより便利になっていくと考えられます。自社の現状を踏まえて、検討する価値は十分にあるでしょう。

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